Según la Ley 40/2015: (…) “Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero resultante de la grabación junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentación de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones”. Todo esto en conjunto, es lo que generalmente se conoce como un videoacta.
Existen herramientas 1.0 con las que se puede gestionar la grabación, edición y generación de videoactas, pero son soluciones obsoletas que no aportan funcionalidades avanzadas y que requieren de una gran cantidad de horas de trabajo manual para realizar su cometido. Gracias al avance de las nuevas tecnologías, han ido apareciendo en el mercado nuevas herramientas 3.0 que nos ayudan a simplificar el trabajo gracias a la automatización y que solo requieren de supervisión humana para comprobar que el trabajo ha sido correctamente realizado.
¿Cómo podemos saber cuál es la mejor herramienta para generar un videoacta y qué funcionalidades debería tener?
Con la saturación de soluciones disponibles que existe actualmente, hemos de tener bien claro cuáles son las funcionalidades más necesarias que debería de ofrecer una herramienta 3.0 para poder elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades. A continuación, indicamos cuáles son las funcionalidades imprescindibles de una solución automatizada para crear un videoacta y el motivo de por qué lo son:
- Transcripción e indexación automática: de las intervenciones de toda la sesión, creando un registro con toda la información indexada necesaria para la generación del acta.
- Catalogación y categorización automática: para poder tener un repositorio ordenado por categorías de los contenidos multimedia y facilitar el acceso a los usuarios.
- Identificación automática de intervinientes: mediante un avanzado sistema de reconocimiento biométrico, permite asignar los textos de los diálogos a cada persona que interviene en la grabación.
- Búsqueda por texto en los vídeos: gracias a la transcripción sincronizada, es posible realizar una búsqueda por texto en los diálogos de la sesión y enlazar con la parte concreta del vídeo.
- Certificación de los contenidos mediante firma digital: para garantizar la validez de las actas de las instituciones.
- Subtitulado automático: es una funcionalidad muy útil para generar los subtítulos asociados a la grabación y que sí son necesarios para poder cumplir con la normativa de accesibilidad, permitiendo el acceso a los contenidos a todas las personas del contenido multimedia.
Todas estas funcionalidades permiten que una plataforma adecuada para la creación de videoactas se convierta en una herramienta esencial para que las instituciones puedan garantizar el cumplimiento de la normativa, la transparencia y la accesibilidad. Siempre con la finalidad de hacer llegar el contenido a todas las personas, de una forma automatizada, inmediata y sencilla.
La optimización de los recursos con el uso de este tipo de herramientas permite minimizar el tiempo de procesado, lo que conlleva una gran reducción y ahorro de costes para la institución. Para poder obtener el mismo resultado y ofrecer todas las funcionalidades que brinda una herramienta automatizada de estas características, sería necesario dedicar multitud horas de trabajo manual en tareas de transcripción, catalogación y subtitulado de vídeos.
¿Qué otras especificaciones y facilidades debería ofrecerte una solución para generar un videoacta de manera profesional?
Esta herramienta debería ofrecer la posibilidad de utilizarse como un servicio externo o instalada dentro de la estructura de la página web, con la particularidad de poder adaptarse a las necesidades y presupuesto del cliente, ofreciéndole una solución completamente modular. De esta forma y una vez adquirida o instalada, lo ideal sería poder contar con un portal web intuitivo y muy completo que te permita acceder y gestionar todos los contenidos de manera rápida y sencilla.
No te conformes con menos, una solución profesional de generación de videoactas debe poder ser gestionada a través de un portal que te permita una fácil integración con los sistemas de gestión de contenidos, guardar fragmentos de las grabaciones, recopilar, unificar y componer vídeos, y por supuesto, compartir el contenido.
¿Cómo funciona el sistema avanzado de inteligencia artificial para generar un videoacta?
Este tipo de herramientas 3.0 cuentan con un desarrollo bastante complejo, el cual debería de nutrirse a través de técnicas y algoritmos potentes de inteligencia artificial. Mediante este tipo de tecnología, las soluciones aprenden de manera continua y autónoma para así obtener la mejor calidad en la transcripción, subtitulado e identificación de los intervinientes de forma automatizada.
Ahora bien, la parte compleja queda de forma interna en el código de la herramienta, ya que es completamente transparente para los gestores de la misma y para los usuarios externos. Para los cuales, se debería de mostrar una interfaz bastante amigable y siempre preparada para trabajar sin necesidad de emplear largo tiempo en sesiones formativas que te permitan sacar el mayor provecho de la herramienta.
Una solución de creación de videoacta utiliza inteligencia artificial para automatizar las tareas básicas del proceso de catalogación, transcripción y subtitulado automático, reduciendo hasta tres veces el tiempo del proceso realizado de manera manual.
Pero ¿cómo debería de realizarse este proceso automatizado? Lo podemos resumir en estos cuatro pasos:
- Se realiza el procesado automático del vídeo.
- Se supervisa el resultado por un equipo experto para saber si es necesario realizar correcciones y ajustes.
- De realizarse algún ajuste, se realimentará la herramienta para que ésta aprenda constantemente con la finalidad de mejorar el resultado final.
- Los vídeos que se hayan procesado se presentarán de manera sencilla y accesibles en la página web integrada con el sistema.
¿Cómo saber cuál es la solución de creación de videoacta que más se adapta a tus necesidades?
La mejor solución de generación de videoacta será la que te permita sacar el máximo provecho a tus contenidos audiovisuales, garantizando el cumplimiento de la normativa y la accesibilidad, así como reduciendo todo lo posible los recursos destinados en el proceso.
¿Tienes alguna duda sobre cuál es la solución de generación de videoacta que más se adapte a tu institución? ¡Contáctanos! Podemos asesorarte para que puedas encontrar la mejor solución, sin ningún tipo de compromiso.
